業務のスケジュール管理を
効率化する方法
スケジュールの登録や共有、管理には、思いのほか時間を使ってしまうものです。
今回はスケジュール管理で起こりがちな悩みと、グループウェアの『予定表』を使用した悩みの解決法をご紹介します。
目次
グループウェアの『予定表』を使用するメリット
グループウェアの『予定表』には、通常のスケジュール管理アプリにはできない業務の効率を上げる機能が多く備わっています。
メンバー全員でグループウェアの『予定表』を使用することで、『予定表』の機能を最大限に活用し、業務効率化を狙うことができます。
『予定表』を活用したスケジュール管理で業務効率化
他のメンバーの予定をその場で把握
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悩み
- 他のメンバーの予定を都度聞きに行くのが面倒。
- 複数メンバーの予定を比較して予定を立てるのに毎度手間がかかっている。
- 急な予定の変更を把握できない。
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リアルタイムでスケジュール共有！
他のメンバーの最新の予定がその場で確認できる！
他のメンバーの予定が『予定表』からかんたんに確認できます。
また、会社全体や部署などのグループ、プロジェクトに関わるメンバーなど任意のメンバーの予定を一覧表示することで、全体の予定の把握や計画などチーム管理がしやすくなります。
情報は常にリアルタイムで更新されるため、行き違いの心配はありません。
『ワークフロー』との連動により、有給休暇などの申請が受理されると『予定表』にも自動的に予定が登録されるため、業務の予定はもちろん休暇の予定もしっかり把握できます。
Zoomとの連携でWeb会議参加がスムーズ
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悩み
- Web会議の開始時間前にURLを探したり毎回慌ただしい。
- Web会議ごとに設定を変える場合があり、手間がかかっている。
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『Zoom連携機能』で『予定表』からWeb会議に参加！
『予定表』にZoomの予定を登録することができます。
参加するメンバーを設定することで、そのメンバーの『予定表』にもZoomの予定が追加されます。
また、URLを登録することで、『予定表』からWeb会議にスムーズに参加することが可能です。
予定ごとにミーティングのオプションを設定することもできるので、快適にWeb会議を行うことができます。
『設備予約』と連動し、会議室の二重予約を防ぐ
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悩み
- 会議室や設備を利用する際は、現在利用者がいないか予約がないか掲示板等を見に行って確認する必要がある。
- 掲示板等を確認しに行かないと予約状況が分からず、予約が被ってしまう恐れがある。
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『設備予約』と連動し、会議の予定も柔軟に計画できる！
『設備予約』と連動し、設備を使用した予定を登録する際に二重予約を防止します。
情報がリアルタイムで更新されるため、予約が被ることはありません。
『設備予約』で予約状況を確認しながら会議の予定を登録することができます。
Googleカレンダーと同期し、予定が被ることを阻止
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悩み
- プライベートな予定はGoogleカレンダーを使用しており、うっかり仕事の予定と被ってしまうことがある。
- Googleカレンダーとの併用でスケジュール管理が複雑化している。
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Googleカレンダーと『予定表』の同期が可能！
Googleカレンダーと同期し、スケジュールを共有することで『予定表』上に予定をまとめることができるので、予定の管理がしやすくなります。
Googleカレンダーに登録していた予定と被ってしまう心配もありません。
クラウドグループウェアHotBiz8は、スケジュール管理をサポートします
HotBiz8の『予定表』は、業務での利用に特化した機能でスケジュール管理をサポートします。
常に最新のスケジュールが共有されるため、情報の行き違いの心配がありません。
またHotBiz8はコストパフォーマンスにも優れ、利用人数が増えても最大200ユーザーまでは15,840円（税込）/月でご利用いただけます。
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