必須項目
グループの設定
グループの一覧
登録されているグループの一覧を表示します。
グループ名をクリックすると、そのグループの登録情報の変更を行うことができます。 をクリックすると、新規グループの登録ができます。 をクリックすると、 にチェックを入れたグループを削除することができます。グループ名はドラッグすることで並び替えができます。 |
グループの追加
グループの追加についてです。
詳細記入後、  をクリックします。
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| 詳細記入について | |
|---|---|
| グループ名 | グループ名を入力します。 ※必須項目 |
| メール | グループに関するメールアドレスを半角英数字で入力します。 |
| URL | グループに関するURLを半角英数字で入力します。 |
| 連絡先 | グループに関する電話番号を半角英数字で入力します。 |
| FAX | グループに関するファックス番号を半角英数字で入力します。 |
| メモ | グループに関するメモを入力します。半角1024文字、全角512文字まで入力できます。 |
インポート
CSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のグループ情報を一括で登録することができます。
|
インポートするCSV形式ファイルを をクリックして指定してください。 インポートされる項目は以下の書式で、作成してください。 "グループ名","メール","URL","電話","FAX" 【記入例】 "営業部", "sales@****.jp", "www.****.jp/sales/", "03-0**1-2**5", "03-0**1-2**6" をクリックすると、新規グループとして追加されます。 ※名前（グループ名）の入力は必須事項です。 |
エクスポート
登録されたグループ情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してグループ情報を保存しておくことができます。
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をクリックすると、すべてのグループ情報を任意の場所へ保存することができます。 特に指定が無い限りファイル名は「groups.csv」で保存されます。 エクスポートされる項目は以下の順に出力されます。 "グループ名","メール","URL","電話","FAX" |
役職名の設定
役職名の一覧
登録されている役職名の一覧を表示します。
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役職名の一覧 メンバーの肩書きとなる役職名の設定を行います。登録された役職名は、メンバーの登録や申請をする際などに表示されます。 [編集] ： 役職名の登録内容を変更します。 [削除] ： 不要な役職名を削除します。 役職名はドラッグすることで並べ替えることができます。 |
役職名の追加
役職名の追加についてです。
| 役職名 | 役職名を入力します。 |
|---|
メンバーの設定
メンバーの一覧
登録されているメンバーの一覧を表示します。
メンバー名をクリックすると、そのメンバーの登録情報の変更を行うことができます。 をクリックすると、新規メンバーの登録ができます。 をクリックすると、 にチェックを入れたメンバーを削除することができます。メンバー名はドラッグすることで並び替えができます。 |
メンバーの追加
メンバーの追加についてです。
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詳細記入後、 をクリックします。
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| 詳細記入について | |
|---|---|
| 名前 | メンバーの名前を入力します。 ※必須項目 |
| 役職 | メンバーの役職名をプルダウンメニューから選択します。 |
| メール1／メール2 | メールアドレスを2件登録することができます。 ※半角英数字で入力 |
| 連絡先1／連絡先2 | 確実に連絡のとれる電話番号や携帯番号等を入力します。 ※半角英数字で入力 |
| 基本/所属グループ | 予定表、伝言所在等をクリックしたときに表示するグループをプルダウンメニューで指定します。
※基本グループは一つだけ選択してください。 ※所属グループが複数ある場合は、Ctrlを押しながら選択してください。 |
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ログイン名 パスワード |
ここへ入力した「ログイン名」と「パスワード」が、メンバーがHotBizへアクセスする際のログイン情報となります。 ブラウザからHotBizへアクセスすると「HotBizユーザー認証」画面が表示されます。 「ユーザ名」欄には「ログイン名」を、「パスワード」欄には「パスワード」を、それぞれ総合管理者によって設定されたものを入力することにより、HotBizへログインすることができます。 (パスワードの設定に関しては、【セキュリティの設定】内の「パスワードの設定」をご参照ください。) 同じログイン名を複数のメンバーで使用することはできません。 必ず一人のメンバーにつき、１つのログイン名を設定してください。 すべてのメンバー情報を設定後、登録内容（ログイン名やパスワード等）を各メンバーへ通知してください。 ログイン名、パスワードで利用できる文字と文字数
【ご注意！】 |
| 代理承認 | ワークフローの承認を休みなどのときに代理に任せるか経路から外すかを選択します。使用しないことも可能です。 『以下のメンバーを代理とする』を選択すると、代理に設定するメンバーを選ぶことができます。 |
| メモ | メンバーに関するメモが必要な場合は、ここへ入力します。 ※半角1024文字、全角512文字まで入力できます。 |
インポート
CSV形式ファイルをインポート（読み込み）すると、複数のメンバー情報を一括で登録することができます。
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インポートするCSV形式ファイルを をクリックして指定してください。 インポートされる項目は以下の書式で、作成してください。 "名前","メール1","メール2","連絡先1","連絡先2","ログイン名","パスワード","基本グループ","所属グループ","所属グループ" 【記入例】 "鈴木一郎","1suzuki@****.jp","2suzuki@****.jp","03-0**0-1*2*","090-0***-0**1","suzuki","ichiro","営業部","営業部","総務部" ※メンバーを複数の所属グループにインポートする場合は、上記のように所属グループの後に続けて所属するグループ名を追加します。 をクリックすると、新規グループとして追加されます。 【ご注意！】 |
エクスポート
登録されたメンバー情報をCSV形式ファイルにエクスポート（書き出し）してメンバー情報を保存しておくことができます。
|
をクリックすると、すべてのグループ情報を任意の場所へ保存することができます。 特に指定が無い限りファイル名は「groups.csv」で保存されます。 エクスポートされる項目は以下の順に出力されます。 "名前","メール1","メール2","連絡先1","連絡先2","ログイン名","パスワード","基本グループ","所属グループ",・・・ パスワード欄は「******」で出力されます。複数の所属グループに登録のある場合は、全ての所属グループを出力します。 |
詳細設定
使用機能の設定
使用機能の設定
HotBizでご利用になる機能を設定します。
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初期状態ではすべての機能が使用できるように設定されています。 ご利用にならない機能がありましたら 使用する機能の選択 欄の 使用/停止 で 「停止する」 を選択し、 をクリックします。
「停止する」 に設定された機能はメンバー側HotBizには表示されず、ご利用できなくなります。 また、「内部牽制（機能管理者）の設定」を利用して管理権限を分散化し、内部牽制機能を強化することができます。 |
権限の設定
新規データ追加時
新規データ追加時の権限を設定します。
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新規に追加するデータに対して、アクセス権限を 「全権限」 「書込権限」 「読込権限」 「権限なし」 「権限を使用しない」 から選択し、設定します。 ここで選択されたアクセス権限に基づき、以後のデータが設定されます。 また、各機能のアクセス権限を使わずに、HotBizを利用することも可能です。 その際は、メンバー全員に「全権限」が与えられ、「読込・書込・変更・削除」といったすべての行為を行えるようになります。 【ご注意！】 |
個人権限設定
個人→個人に対する設定方法です。
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権限の主体は各メンバーにあります。 権限の設定は、各機能に対して各メンバーごとに設定します。「グループ」そのものには権限はありません。 グループ全体に一括して権限を設定できますが、その後メンバーごとに設定した場合それが優先されます。 |
| 1. | 「権限の設定」をクリックし、権限設定画面を表示します。 |
|---|
| 2. | アクセス対象となるグループを選択します。グループに所属するメンバーが表示されます。 掲示板、会議室、設備予約などではグループではなく各対象が全て表示されます。 |
|---|---|
| 3. | アクセス対象を選び、ラジオボタンをクリックします。
グループ全員をアクセス対象にしたい場合は、グループ名のラジオボタンをクリックしてください。 必ずはじめにアクセス対象を選択してからアクセス権限を指定してください。 アクセス権限を指定した後に対象を変更すると指定したアクセス権限は保存されません。 |
| 4. | アクセス権限を設定するグループを選択します。 選択するとそのグループに属しているメンバーが表示されます。 |
|---|
| 5. | アクセス権限を設定します。
アクセス権限に表示されているメンバーと権限のクロスする部分のラジオボタンをクリックします。 ボタンを押すことで全てのメンバーの権限を集約して設定できます。 |
|---|---|
| 6. | を押して、設定を確定します。設定が終わったら必ず押して下さい。 |
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ウィルスチェックの設定
ウィルスチェックの設定
ウィルスチェックの設定についてです。
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※ウィルスチェック・オプションをご契約の場合のみ表示されます。 ウィルス検出時に、指定したメールアドレスに通知するかを選択し、 をクリックします。通知する場合は 『メールでも知らせる』 を選択し、メールアドレスを入力します。 |
共有リンクの設定
新規データ追加時
新規データ追加時の権限を設定します。
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すべてのメンバーで使用する共通のリンクを設定します。pcブラウザ用と携帯電話用に分けていますので、適宜使い分けてください。 例：携帯電話専用サイトは＜携帯用＞に登録します。 リンク名をクリックすると、そのリンクの登録情報の変更を行うことができます。  をクリックすると、新規リンクの登録ができます。 をクリックすると、 にチェックを入れたリンクを削除することができます。 をクリックすると、リンクを一括で削除することができます。リンク名はドラッグすることで並び替えができます。 |
祝日の設定
祝日の一覧
登録されている祝日の一覧を表示します。
祝日の名称をクリックすると、祝日の情報を変更することができます。 をクリックすると、任意の祝日を登録できます。 をクリックすると、 にチェックを入れた祝日を削除します。 をクリックすると、祝日を一括で削除することができます。【ご注意！】 |
祝日の追加
任意の祝日を設定することが可能です。
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祝日とする日付を選択し、祝日名を記入して をクリックします。 登録された内容は予定表、設備予約のカレンダーに反映されます。 |
HotBiz管理
セキュリティ変更
パスワードレベルの設定
パスワードレベルの設定についてです。
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パスワードレベルを設定することにより、より高いセキュリティを確保することができます。 セキュリティレベルが高いほどセキュリティは確保されます。 セキュリティレベルの「低」を設定した場合、セキュリティ面でレベルは低くなりますが携帯端末からのアクセスを簡略化することができます。 セキュリティレベルを「低」に設定した場合でも、英字と数字を組み合わせたパスワードは使用することができます。 この変更は管理者パスワードには適用されません。管理者パスワードは必ず英数字を組み合わせたものとなります。 パスワード組み合わせ設定例
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接続の設定
接続の設定についてです。
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通信データ暗号化（SSL）でのみHotBizを利用できるようにします。 有効にすると「 https:// 」でしかアクセスできなくなります。 携帯電話の場合もSSLに対応していない携帯電話ではご利用できなくなります。 |
パスワード変更
パスワード変更
パスワード変更についてです。
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「HotBizシステム設定」ページへアクセスする際に必要となる、管理者パスワードの変更を行います。 必ず半角文字（アルファベット、−（ハイフン）、＿（アンダーバー））と半角数字の組み合わせで6〜20文字のものを入力してください。 【例】 abc1234 , abc-1234 など... 【ご注意！】 |
ロゴマーク変更
ロゴマーク変更
ロゴマーク変更についてです。
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デフォルトの「HotBiz」ロゴをお好みのオリジナルロゴに変更することができます。 設定されたオリジナルロゴはメンバー側HotBizのホームやログイン画面に反映されます。 以下の条件でロゴ画像をご用意ください。 必ず指定サイズと同じサイズのロゴをご使用ください。 指定サイズと異なるロゴは拡大されたり縮小されたりするため、形状が崩れてしまいます。
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データ使用量確認
データ使用量確認
データ使用量確認についてです。
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HotBiz 全体の使用量をメンバー別、機能別に一覧表示します。 全体欄の数値は各機能の使用量の値です。 ディスク容量は総件数の合計をkb（キロバイト）で表し、総件数はメンバーの使用件数の合計となります。グループ、メンバーの各数値は件数と、％値は総件数に対する割合を表します。 誰が、どの機能をどれくらい利用しているか具体的な数値で確認できます。 不要になったデータの整理の目安としても利用できます。 ※メール使用量はkb（キロバイト）で表し、％値は容量に対する使用量を示します。 【ご注意！】
90％を超えた時の警告表示
ディスク使用容量が100%を超えますと、警告が表示されます。 HotBizの動作に支障をきたす恐れがありますので、以下の対応をお願いいたします。
100％を超えた時の警告表示
ユーザーの画面では、ホームアイコンが以下のように変化します。 容量90%の時  容量制限一杯の時
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システムログ
ログの参照
ログの参照についてです。
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システムログは「データ追加」「データ編集」「データ削除」「ログイン」「ウィルス検出」（オプション機能）が表示されます。 参照したいシステムログをクリックすると、内容を参照することができます。  をクリックすると、 にチェックを入れたログを削除することができます。 をクリックすると、ログを一括で削除することができます。 をクリックすると、ログをエクスポート（保存）することができます。【ご注意！】 |
ログのエクスポート
すべてのログを、CSV形式ファイルで保存しておくことができます。
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を押し、ファイル名と保存場所を指定します。 特に指定が無い限りファイル名は 「hotbizlog.csv」 で保存されます。 保存される項目は以下の順に出力されます。 "日付","登録した時間","機能名","登録分類","データ種別","メンバー名","登録内容" 添付ファイルの有無は記録しません。 |
ログの設定
実際にログを取得すためには、機能ごとに「ログの設定」を行う必要があります。
| ログを保存する件数 | ログを保存する件数を設定します。 「ログは消去しない」または最大件数を指定することができます。 |
|---|---|
| メンバーのログインの記録 | メンバーのログインの記録をログに残すか設定します。 ログインに成功した場合と失敗した場合が選べます。 |
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【ご注意！】 |
ログアウト
ログアウト
ログアウトについてです。
ログアウトすると「ログイン」画面が表示されます。
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