グループウェア HotBiz
伝言所在

＜伝言＞
・ 伝言の登録を件数で表示します。
・ 伝言の既読・未読を確認できます。
・ 登録された伝言をメールで受信することができます。 携帯電話との連携でさらに便利になります。
・ 表示されているメンバー名の前の をクリックしますと、そのメンバーにメールを送信することができます。
・ 自然災害時等に社員の安否確認を行うことができます。
■伝言を見る ■登録した伝言内容を修正する ■伝言をメールで受信する
■伝言を登録する ■閲覧した伝言を削除する ■伝言を検索する
■安否確認用アドレスの登録する ■安否確認メールを送信する ■安全を通知する
■安否を確認する

＜所在＞
・ メンバーが現在どこにいるのか、所在を一目で把握することができます。
・ 出張など長期不在の場合は、その期間や連絡先を表示することができます。
・ 緊急時や、相手がデスクから離れていても、確実に所在位置がわかります。
・ 所在登録フォームに組織内でよく使う場所名を登録して意思の統一が図れます。
・ 所在の登録日時が表示されるので、登録してからの経過時間が把握できます。
■所在の確認／登録／変更 ■メンバー情報を確認する ■メンバー情報を設定する

…>> 伝言の登録 ・ 所在の変更 をお知らせします。
ご自分宛に伝言が登録されたり所在が変更されると、その旨を記したコメントをメールでお知らせいたします。
メッセージ例 ： 伝言の登録
　 日時：11月15日(金) 13 時 31分 ごろ
依頼者：浜崎 さんから
連絡先：携帯電話
用件：電話してください
伝言内容：請求書の件について
記入者：山田　太郎		 　
　
メッセージ例 ： 所在の変更
　 山田　太郎さんが所在を「帰宅」に変更しました。 　
まずは メンバー情報の設定 を行ってから、 通知・アラートの設定の 通知メッセージの設定 でメッセージの受信方法を設定してください。

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＜有料オプション＞親子関係オプションをご使用の場合

親HotBizから権限を許可されている子HotBiz代表者は、親子関係を結んでいる他のHotBizに伝言することができます。また受け取った伝言は、通常の伝言確認方法で確認できます。

＜他HotBizに伝言するには ＞
→
→
伝言所在を
クリック
  
画面右上の
グループは
「（全員）」を選択
  
HotBiz名の最後に （共有マーク）が
表示されるので、伝言したいHotBiz名の
　をクリックし用件を入力する

伝言を見る

【メモ】 他のメンバーの伝言は 「書込権限」 以上で参照できます。

1. メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2. 未読／既読の件数、または　【伝言一覧】 をクリックします。  
   
3. 伝言の内容が表示されます。  
伝言を登録する
伝言が登録されるとトップページの 「伝言」 欄 が以下のように表示されます。

【メモ】 他のメンバーへの伝言は 「読込権限」 以上で登録できます。

1. メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2. 伝言を登録したい相手が所属しているグループを選択します。  
 
グループ
 
   
3. 伝言を登録したい相手の をクリックします。  
   
4. 伝言フォームへ入力します。  
   
5. をクリックします。  
登録した伝言内容を修正する
【メモ】 他のメンバーへの伝言は 「読込権限」 以上で修正できます。

1. メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2. 未読／既読の件数、または　【伝言一覧】 をクリックします。  
   
3. 日時　（例：3/29 (土) 11:52）をクリックします。  
   
4. 伝言が表示されます。修正内容を入力します。  
   
5. をクリックします。  

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閲覧した伝言を削除する

【メモ】 本人が登録した伝言は「読込権限」で削除可能です。メンバー全ての伝言は 「全権限」 で削除できます。

1. メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2. 未読／既読の件数、または　【伝言一覧】 をクリックします。  
   
3. 削除したい伝言のチェックボックスをチェックします。  
   
4. をクリックします。  
　 【ご注意！】
クリックすると即時にデータの削除が実行され、データの復元はできません。		  
伝言をメールで受信する
ご指定のメールアドレスへ伝言を転送することができます。
独自ドメインやプロバイダー、i-mode、J-Sky、au のメールアドレスも設定可能です。

1. メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2. ご自分の名前をクリックします。  
   
3. 個人情報の登録フォームへ転送先のメールアドレスを入力します。
最大２カ所のメールアドレスを設定できます。		  
 
メール１　
メール２　
 
   
4. をクリックします。  
   
5. ホーム をクリックします。  
　 表示などの設定
　　　　　↓
【通知・アラートの設定】
　　　　　↓
通知メッセージの設定　：　 伝言が登録されたときの通知		  
　 「メール１」　「メール２」 のうちから、伝言の転送先に設定するメールアドレスをチェックし、 をクリックします。  
所在の確認／登録／変更

【メモ】 他のメンバーの所在は 「読込権限」 以上で参照可能です。「書込権限」 以上で登録 ・ 変更ができます。開始時刻の変更は「全権限」で行えます。


1. メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2. 所在の確認をしたい相手が所属しているグループを選択します。  
 
グループ
 
   
3. 所在を確認したい相手の所在欄の情報をクリックします。  
   
4. 所在フォームが表示されます。  
   
5. 登録／変更を行う場合は、必要事項を入力します。
■日時を特に指定しない場合は「- -」のままにします。
■連絡先を変更する場合は、変更後の内容を入力しラジオボタンにチェックを入れます。 		 
   
   
6. をクリックします。
  
メンバー情報を確認する

【メモ】 他のメンバー情報は 「読込権限」 以上で参照できます。

1. メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2. 情報を確認したいメンバーが所属しているグループを選択します。  
 
グループ
 
   
3. 情報を確認したいメンバーの名前をクリックします。  
   
4. メンバー情報が表示されます。  
メンバー情報を設定する
メンバーの基本グループやメールアドレス等の個人情報を設定します。
ここで設定されたメールアドレスへ予定の登録や伝言等のお知らせを転送することができます。

【メモ】 他のメンバー情報は 「全権限」 で変更できます。

1.
 メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2.
 情報を変更したいメンバーの名前をクリックします。  
   
3. メンバー情報の登録フォームへ変更したい内容を入力します。  
　 【基本グループ】
所属するグループ名をプルダウンメニューから選択します。
所属するグループが複数あった場合は優先したいグループを指定します。
ここでの設定は各機能でのグループ表示に反映されます。		  
　 【メール１】
管理者によって登録されたメールアドレスが表示されます。
予定の登録や伝言等のお知らせをこのメールアドレスへ転送する場合は、
通知・アラートの設定の 通知メッセージの設定 で設定してください。		  
　 【ご注意！】
このメールアドレスは 「メール」機能 で使用するメールアドレスと連動しています。
もしメールアドレスを変更された場合は、「メール」機能 のメール個人の設定情報も修正してください。		  
　 【メール２】
予定の登録や伝言等のお知らせの転送先となるメールアドレスを入力します。
その後、通知・アラートの設定の 通知メッセージの設定 で設定してください。		  
　 【URL】
必要に応じて関連のあるURLを入力します。		  
　 【連絡先１、連絡先２】
外出時の連絡先等の電話番号を入力します。
※変更する場合は、「所在の確認／登録／変更」をご参照ください。		  
   
4.
 をクリックします。  

伝言を検索する

【メモ】 伝言の検索は 「読込権限」 以上で行えます。

1.
 メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2.
 左メニューの【伝言検索】から検索します。  
　 【検索文字列】
検索したいキーワードを入力します。		  
　
・ 複数のキーワード（単語）で検索可能です。文章での検索はできません。
・ 複数のキーワード（単語）を用いるときは、単語と単語の間に半角スペースを入れてください。
　 ＜例＞ 検索したいキーワードを含む文章「メールの送信について」 の場合
　 　「メール　送信」 と入力します。
　「メール」 と 「送信」 の間には半角スペースを入れておきます。
 
　 【検索方法】
検索したい投稿のキーワードを入力します。		  
　
・ AND検索
複数の単語を並べたとき、それらのどちらとも含まれているものを検索するときに指定します。
・ OR検索
複数の単語を並べたとき、それらのどちらかが含まれているものを検索するときに指定します。
 
　 【検索対象】
検索対象とする項目をチェックします。		  
　
・ 依頼主
伝言の依頼主の名前から検索するときに指定します。
・ 連絡先
連絡先から検索するときに指定します。
・ 伝言内容
伝言内容から検索するときに指定します。
・ 記入者
記入者から検索するときに指定します。
 
　 【検索範囲】
検索したい日付の範囲を指定します。		  
　
・ 伝言日の範囲を指定
　 日付を指定して検索するときにチェックを入れ、該当日を記入します。
 
   
3. をクリックすると検索された伝言が一覧で表示されます。  

安否確認用アドレスの登録する
伝言所在のメンバー情報にある「安否確認用メール」の項目に登録されているメールアドレスと、メール1、メール2に安否確認通知が送られます。
尚、「安否確認用メール」の項目は本人以外は見ることはできません。

安否確認メールを送信する
登録されている社員のメールアドレスに安否確認メールを一斉送信することができます。

1.
 メインメニューの 伝言所在 をクリックします。  
   
2.
 左メニューの【安否確認メール送信】をクリックします。  
   
3. 安否確認メール送信フォームが表示されます。
必要に応じて件名や本文を入力、送信先を指定します。

※過去に送信した事がある場合、送信先を再利用できます。
(メールアドレスは表示されず、名前だけ表示されます)
 		 
   
   
4. をクリックします。  

安全を通知する
安否確認メールが届いたら、安否を通知します。
通知内のURLをクリックするだけで安否確認ができます。

1.
 安否確認のメールが届きます  
   
2. メールに記載されているURLをクリックします。  
   
3. 安全を通知した旨が表示されます。  

安否を確認する
伝言所在にて安否確認状況を一覧で把握することができます。
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