グループウェア HotBiz
連絡先

社内や出先等で連絡の必要ができた場合、直ちに確認のとれる安心の共有データです。
会社用と個人用の2通りのアドレス帳を装備しています。
全体の連絡先、グループごとに必要なアドレス帳を作成することができます。
自分だけの連絡先を作成できます。

連絡先を登録する
連絡先を閲覧する
連絡先をインポートする
連絡先を保存(エクスポート)する
連絡先を検索する
連絡先を一括削除する

 

<有料オプション>親子関係オプションをご使用の場合
親HotBizから権限を許可されている子HotBiz代表者の連絡先には、親HotBizの共有連絡先が表示されます。名前の最後には、(共有マーク)が 表示されます。

連絡先を登録する
  【ご注意!】
書き込み権限が有効に設定されている場合にご利用いただける機能となります。
権限の設定は管理者が行います。

■共用の場合
1. メインメニューの 連絡先 をクリックします。  
   
2.
【新規登録】 をクリックします。
   
3.
連絡先の登録をします。
 
登録先 共用  
管轄
グループ
基本的には入力者が属するグループを指定します。
名前  
なまえ ひらがなで入力します。
会社  
かいしゃ ひらがなで入力します。
部署  
役職  
 
住所  
電話1/2/3 電話番号を入力します。
プルダウンメニューから
(代表)や(直通)などの
電話項目が選択できます。
メール  
URL  
メモ  
    登録ボタンで新規グループを登録します。
中止ボタンで入力中の内容を消去します。
4.
をクリックします。  
  登録を確認する場合は、名前の「よみ」の頭文字で検索してください。  

■個人用の場合
1.
メインメニューの 連絡先 をクリックします。  
   
2. 【個人用】 をクリックします。  
   
3. 【新規登録】 をクリックします。  
   
4.
連絡先の登録をします。
 
登録先 個人用  
名前  
なまえ ひらがなで入力します。
会社  
かいしゃ ひらがなで入力します。
部署  
役職  
 
住所  
電話1/2/3 電話番号を入力します。
プルダウンメニューから
(代表)や(直通)などの
電話項目が選択できます。
メール  
URL  
メモ  
    登録ボタンで新規グループを登録します。
中止ボタンで入力中の内容を消去します。
   
5. をクリックします。  
  登録を確認する場合は、名前の「よみ」の頭文字で検索してください。  
連絡先を閲覧する
名前や会社名の「よみ」の頭文字を指定することで、目的の連絡先情報を素早く閲覧することができます。

1.
メインメニューの 連絡先 をクリックします。  
   
2. サブメニューの【共用】【個人用】【メンバー】から閲覧したい連絡先のあるところを選択します。  
   
3.   をクリックすると、全てのデータが「名前」のあいうえお順で表示されます。
    をクリックすると、全てのデータが「会社」のあいうえお順で表示されます。
  【ご注意!】
読み仮名に登録されていない場合は並び変わりません。
必ず読み仮名を登録してください。
 
連絡先をインポートする
CSV形式のデータをインポートすることにより連絡先を一括登録することができます。

■インポートするデータは以下の書式で作成します
"名前","よみ","会社","会社よみ","部署","役職","〒","住所","電話1""電話2","電話3",
"メール", URL","メモ","管轄グループ"
<インポート手順>
1.
メインメニューの 連絡先 をクリックします。
 
2.
  【データのインポート】 をクリックします。
 
3.
インポートするCSVファイル名を指定します。
 
CSVファイル
 
4.
をクリックします。
 
【ヒント】
Excelで作成しCSV形式で保存したデータがご利用できます。
読み込んだデータは新規データとして追加されます。
現在登録されているデータをすべて更新する場合は、 データの一括削除を行なってからインポートを行なってください。
共用連絡先のインポート/エクスポートは、「連絡先」機能において全権限を有する方しか操作できません。
連絡先を保存(エクスポート)する
連絡先の登録情報をCSV形式ファイルとして一括保存することができます。

■以下の項目順のCSV形式ファイルとして保存します
"名前","よみ","会社","会社よみ","部署","役職","〒","住所","電話","電話2","電話3",
"メール", URL","メモ","管轄グループ"

<保存手順>
1.
メインメニューの 連絡先 をクリックします。
 
2.
【データのエクスポート】 をクリックします。
 
3. をクリックします。
 
4. 任意の場所へファイル名 address.csv(ファイル名の指定がない場合)で保存されます。
連絡先を検索する

1.
メインメニューの 連絡先 をクリックします。  
   
2.
左メニューの【連絡先検索】から検索します。 アイコンをクリックします。  
   
3. 「検索文字列」に検索したいキーワードを入力します。
・複数のキーワード(単語)で検索可能です。文章での検索はできません。
・複数のキーワード(単語)を用いるときは、単語と単語の間に半角スペースを入れてください。

例: 探したいキーワードを含む文章「メールの送信について」の場合
   「メール 送信」と入力します。
   「メール」と「送信」の間には半角スペースを入れておきます。
 
   
4. 検索方法を指定します。

AND検索・・・複数の単語を並べたとき、それらのどちらとも含まれているものを検索するときに指定します。
OR検索・・・複数の単語を並べたとき、それらのどちらかが含まれているものを検索するときに指定します。
 
   
5. 検索対象を指定します。

名前・・・名前から検索するときに指定します。
会社名・・・会社名から検索するときに指定します。
 
   
6. をクリックします。  
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