グループウェア HotBiz
回覧板

回覧板を簡単に作成・閲覧できます。

回覧を読む
回覧を作成する
回覧を修正する
回覧を削除する
フォームを設定する
フォームのエクスポート/インポート
他のHotBiz宛の回覧を作成する

…>> 回覧の到着や回覧の読み終わり をお知らせします。
ご自分宛に回覧が届いたり作成した回覧を全員が読み終わると、その旨を記したコメントをメールでお知らせいたします。
メッセージ例 : 回覧の到着
  未読の回覧があります。  
 
メッセージ例 : 回覧の読み終わり
  回覧「新入社員歓迎会のお知らせ」が終了しました。  
まずは伝言所在機能の メンバー情報の設定 を行ってから、
通知・アラートの設定の 通知メッセージの設定 でメッセージの受信方法を設定してください。

<有料オプション>ウィルスチェック機能をご使用の場合
添付したファイルがウィルスに感染していた場合、そのファイル名と感染していたウィルス名が表示され投稿は無効になります。ウィルスを駆除することで投稿が可能となります。
下記のファイルはウィルスに感染しています。
早急に削除することをお勧めします。

ファイル名

ウィルス名

 ○○○.exe

 VIRUS TEST


※ ウィルスの駆除につきましては、市販のウィルス対策ソフト等をご使用ください。


<有料オプション>親子関係オプションをご使用の場合

親HotBizから権限を許可されている子HotBiz代表者は、親子関係を結んでいる他のHotBizに回覧板をまわすことができます。また、まわってきた回覧板には、(共有マーク)が 表示されます。

 

回覧を作成する際、

1 回覧先のHotBizは「親HotBiz名」を選択します。
2 未選択欄に、権限が許可されている他のHotBiz名が表示されます。
回覧したいHotBizを選択します。

回覧を読む

▼未読の回覧を読む
1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。  
   
2.  未読の回覧があれば一覧表示されますので、読みたい回覧の「件名」をクリックします。  
   
3.  内容を確認します。必要であればコメント欄に入力します。  
   
4. をクリックします。  
▼既読の回覧を読む
1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。  
   
2. 【既読一覧】をクリックします。  
   
2.  読みたい回覧の「件名」をクリックします。  
   
3.  内容を確認します。必要であれば<コメント追加>によりコメントを追加できます。  
   
4.  削除する場合はチェックボックスをチェックし、 ボタンをクリックします。  
回覧を作成する

1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。  
   
2. 【回覧の作成】をクリックします。  
   
3.  内容を入力し、回覧するメンバーを選びます。必要であればファイルも添付します。
 
  【本文】
文字修飾のウィンドウで、文字を自由に変更したり、表や画像の挿入をすることが
出来ます。
文字修飾のウィンドウ
 
  【回覧先】
▼メンバーの選び方 ・「グループ」「役職」を選んで目的のメンバーを表示します。
・メンバーをクリックして ボタンを押します。
・必要があれば、ドラッグ&ドロップで順番を変えます。

※メンバーを選ぶときに「Control」キーを押したままメンバーをクリックすると一度に複数選択できます。マウスドラッグでも同様に複数を選択できます。
 
   
4. をクリックします。  
回覧を修正する

 回覧の作成者が回覧内容を修正する場合に利用します。

1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。  
   
2. 【作成一覧】をクリックします。  
   
3.  件名を選択し、をクリックします。  
   
4.  内容を入力します。  
   
5. ボタンををクリックします。  
回覧を削除する

▼既読一覧から削除する
1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。  
   
2. 【既読一覧】をクリックします。  
   
3. 削除したい回覧のチェックボックスをチェックし、 ボタンをクリックします。  
▼作成一覧から削除する(回覧作成者のみ)
1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。  
   
2. 【作成一覧】をクリックします。  
   
3. 削除したい回覧のチェックボックスをチェックし、 ボタンをクリックします。  
フォームを設定する
申請書を登録・変更・削除します。
総合管理者または回覧板管理者など全権限を持っている方のみ利用できる機能となります。

<フォームの登録>
1.
メインメニューの 回覧板 をクリックします。
 
2. をクリックします。
 
3. [追加] をクリックします。
 
フォームの情報を入力してください。
フォーム名・・・フォームの名称を入力します。
罫線・・・チェックを入れると罫線が表示されます。
説明・・・説明を入力します。
[項目追加]についてはこちらをご覧ください。
項目の追加・編集
 
4.
をクリックします。

<フォームの編集>
1.
メインメニューの 回覧板 をクリックします。
 
2. をクリックします。
 
3. 目的のフォームを選択し、[編集] をクリックしてください。
 
4. 内容を変更します。
[項目追加]についてはこちらをご覧ください。
項目の追加・編集
 
5.
をクリックします。

<フォームの削除>
1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。
 
2. をクリックします。
 
3. 目的のフォームを選択し、 [削除] をクリックしてください。
 
4. 「削除しますか?」とのアラートがでますので、削除する場合は をクリックしてください。
フォームのエクスポート/インポート
回覧板のフォームを保存したり取り込んだりする機能です。

<エクスポート手順>
1. メインメニューの回覧板 をクリックします。
 
2.  をクリックします。
 
3. エクスポートしたいフォーム名をクリックします。
 
 
4. をクリックします。
5. 任意の場所へ保存します。場所を指定して下さい。
また、ファイル名は任意の名称にすることもできます。
保存時に名称を変更してください。
指定しない場合は ccform.csv で保存されます。
  【ポイント】
普段ご利用にならないフォームのサンプルは、エクスポートしたあと削除しておくと邪魔になりません。
<インポート手順>
1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。
 
2.  をクリックします。
 
3. インポートしたい申請書ファイル名を をクリックして選択します。
 
4. をクリックします。

回覧を検索する

【メモ】 回覧板の検索は 「読込権限」 以上で行えます。

1.
メインメニューの 回覧板 をクリックします。  
   
2.
左メニューの【回覧板検索】から検索します。  
  【検索文字列】
検索したいキーワードを入力します。
 
 
複数のキーワード(単語)で検索可能です。文章での検索はできません。
複数のキーワード(単語)を用いるときは、単語と単語の間に半角スペースを入れてください。
  <例> 検索したいキーワードを含む文章「メールの送信について」 の場合
   「メール 送信」 と入力します。
 「メール」 と 「送信」 の間には半角スペースを入れておきます。
 
  【検索方法】
検索したいキーワードを入力します。
 
 
AND検索
複数の単語を並べたとき、それらのどちらとも含まれているものを検索するときに指定します。
OR検索
複数の単語を並べたとき、それらのどちらかが含まれているものを検索するときに指定します。
 
  【検索対象】
検索対象とする項目をチェックします。
 
 
件名
回覧板の件名から検索するときに指定します。
回覧内容
回覧内容から検索するときに指定します。
作成者
作成者から検索するときに指定します。
回覧先
回覧先から検索するときに指定します。
入力項目
入力項目から検索するときに指定します。
 
  【検索範囲】
検索したい日付の範囲を指定します。
 
 
回覧板の日付の範囲を指定
  日付を指定して検索するときにチェックを入れ、該当日を記入します。
 
   
3. をクリックすると検索された回覧が一覧で表示されます。  

他のHotBiz宛の回覧を作成する
親子関係オプションの「代表者」として設定されている場合、回覧先で「親HotBiz名」を選択することにより、他のHotBiz名が表示されます。

1. メインメニューの 回覧板 をクリックします。  
   
2. 【回覧の作成】をクリックします。  
   
3.  作成する回覧版の種類を選択し、 をクリックします。  
   
4. 内容を入力し、回覧先を指定します。
HotBizのプルダウンメニューより、親HotBiz名を選択すると、(未選択)欄に ”権限が許可されている他のHotBiz名”が表示されます。
回覧したいHotBiz名を選択後、 をクリックし、左の枠から右の枠へ移動させます。
間違えた場合は(選択)欄からHotBiz名を選択し、 をクリックします。
 
   
5. をクリックします。  
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