グループウェア HotBiz
ワークフロー

稟議書や各種申請書等の申請から決裁までを、HotBiz上で管理できます。
どこからでも迅速な処理ができ、進行状況を的確に把握できます。
グループ別、目的別に申請フォームの作成ができ、編集、削除、コピーもできます。
申請番号の自動割り付けで、番号の重複を防止します。
進行状況を非公開にできます。
申請内容の差し戻しができます。
全ての申請、グループ別の申請をそれぞれ一覧で表示します。
本人が申請した件の進行状況を一覧で確認できます。
未処理になっている申請を一覧で表示します。
送信した稟議書、申請書の内容を一覧を表示します。
受領した申請結果の一覧を表示します。

申請を出す
申請書を再利用する
差し戻された申請を再度申請する
未処理の申請を処理する
申請リストを削除する
申請書を管理する
申請書を検索する
申請書を印刷する


…>> 未処理申請の発生や申請結果をお知らせします。
未処理の申請が発生したり申請の結果が出ると、その旨を記したコメントをメールでお知らせいたします。
メッセージ例 :未処理の申請
未処理の申請(H14-0025)があります。
メッセージ例 :申請の結果
申請番号27が承認されました。
まずは伝言所在機能の メンバー情報の設定 を行ってから
通知・アラートの設定の 通知メッセージの設定 でメッセージの受信方法を設定してください。

<有料オプション>ウィルスチェック機能をご使用の場合
添付したファイルがウィルスに感染していた場合、そのファイル名と感染していたウィルス名が表示され投稿は無効になります。ウィルスを駆除することで投稿が可能となります。
下記のファイルはウィルスに感染しています。
早急に削除することをお勧めします。

ファイル名

ウィルス名

 ○○○.exe

 VIRUS TEST


※ ウィルスの駆除につきましては、市販のウィルス対策ソフト等をご使用ください。

<有料オプション>親子関係オプションをご使用の場合
親HotBizから権限を許可されている子HotBiz代表者とメンバーは、親HotBizの申請フォームを利用することができます。
他のHotBizに申請を出すことはできません。

親HotBizのフォームを利用している際、親側でフォームの修正や変更があった場合はその内容が反映されます。
フォームをそのままの状態で利用したい場合は、インポート/エクスポート機能をご利用ください。

 

申請を出す

1. メインメニューのワークフローをクリックします。  
   
2. 【新規申請】をクリックします。  
   
3. 登録してある申請書式から申請書を選択します。  
   
4. 申請内容を入力フォームに記入します。※印は必須項目です。添付するファイルがあれば指定します。
 
進行状況の公開・非公開、申請結果の公開・非公開をそれぞれ設定することが出来ます。 公開する場合はチェックを入れ、非公開とする場合はチェックを外してください。
   
5.   をクリックします。
   
6.
申請経路を指定します。  
 
  1. グループを選択します。
  2. 役職があれば役職を選択します。
  3. 表示されているメンバーを「決裁者」に追加します。
  4. 決裁者の順番をドラッグ&ドロップで調整します。
  5.  をクリックします。
※テンプレート「稟議書」において「進行状況を公開」のチェックをはずすと、申請の進行中に経路に含まれるメンバー以外からは見られなくなります。
 
   
7.
申請内容を確認し   をクリックします。  
  修正する場合は   をクリックします。  

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申請書を再利用する

1.
メインメニューの ワークフロー をクリックします。  
   
2. 一覧から再利用する申請書の標題をクリックします。  
   
3.  ボタンをクリックする。  
   
4. 申請書の内容を修正し、  をクリックします。  
   
5.
申請経路を確認し、  をクリックします。  
   
6. 最終確認し、  をクリックします。  

TOP▲

差し戻された申請を再度申請する

1.
メインメニューの ワークフロー をクリックします。  
   
2. 【未処理一覧】【進行中一覧】【起案一覧】にある「差し戻し」された申請書の標題をクリックします。  
   
3.  ボタンをクリックする。  
   
4. 申請書の内容を修正し、  をクリックします。  
   
5.
申請経路を確認し、  をクリックします。  
   
6. 最終確認し、  をクリックします。  

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未処理の申請を処理する

1.
メインメニューの ワークフロー をクリックします。  
   
2.
標題欄にある申請書をクリックします。  
   
3.
コメントが必要なら記入します。  
   
4. 承認する場合は  をクリックします。  
  否認する場合は をクリックします。  
  差し戻す場合は  をクリックします。
(差し戻しが有効になっている場合のみ表示されます)
 

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申請リストを削除する

【メモ】一度申請したものは経路上のメンバーが差し戻しを行わない限り、申請者本人による修正・取り下げ(キャンセル)は行えません。 ここで言う削除とは起案一覧にある申請リストの削除をいいます。

1. メインメニューのワークフローをクリックします。  
   
2. サブメニューの【起案一覧】をクリックします。  
   
3. 申請書種類の 標題一覧をクリックして開き、削除する標題をクリックします。  
   
4. 画面下部の  をクリックします。
削除は起案一覧のリストに対して行われるので、 実際の申請には影響ありません。
 

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申請書を管理する

【メモ】申請書の管理は「全権限」でのみ行えます。
申請書の管理は、申請書の公開・非公開などの管理を行う機能です。

1. メインメニューのワークフローをクリックします。  
   
2. サブメニューの【申請の管理】をクリックします。  
   
3. 処理する申請の から、実行する処理を選択します。  
   
4. をクリックします。  

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申請書を検索する

【メモ】 申請書の検索は 「読込権限」 以上で行えます。

       
1. メインメニューの ワークフロー をクリックします。
   
2.
左メニューの「ワークフロー検索」から申請書を検索します。  
   
3. 下記のいずれかから検索することができます。  
  【検索文字列】
検索したいキーワードを入力します。
 
  【検索方法】
複数のキーワード(単語)で検索可能です。文章での検索はできません。
複数のキーワード(単語)を用いるときは、単語と単語の間に半角スペースを入れてください。
  <例> 検索したいキーワードを含む文章「メールの送信について」 の場合
   「メール 送信」 と入力します。
 「メール」 と 「送信」 の間には半角スペースを入れておきます。

検索したい投稿のキーワードを入力します。
 
 
AND検索
複数の単語を並べたとき、それらのどちらとも含まれているものを検索するときに指定します。
OR検索
複数の単語を並べたとき、それらのどちらかが含まれているものを検索するときに指定します。
 
  【検索対象】
検索対象とする項目をチェックします。
 
 
申請番号
申請者番号から検索するときに指定します。
申請者名
申請者名から検索するときに指定します。
グループ名
所属グループ名から検索するときに指定します。
標題
表題から検索するときに指定します。
入力項目
入力項目から検索するときに指定します。
 
  【検索範囲】
検索したい日付の範囲を指定します。
 
 
更新日の範囲を指定
  日付を指定して検索するときにチェックを入れ、該当日を記入します。
 
   
4. をクリックすると検索された申請書名が一覧で表示されます。  

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申請書を印刷する

1. メインメニューの ワークフロー をクリックします。  
   
2. 【申請結果一覧】 をクリックします。  
   
3. 印刷したい申請の標題をクリックします。  
   
4. をクリックします。  
   
5. 「申請内容の印刷」ウィンドウ画面が開きます。印刷画面はA4サイズに合わせて表示されます。ファイルの印刷を実行します。  
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